Travailleurs indépendants : tout savoir sur la facturation électronique.

Les factures sont des documents indispensables pour votre activité d' indépendant, autant pour votre comptabilité que pour des éventuels litiges avec vos clients. Si vous voulez tout savoir sur la facturation et, notamment, la facturation électronique pour les indépendants, vous êtes au bon endroit.

La facture, un document obligatoire et indispensable pour chaque auto-entrepreneur.

Contrairement aux travailleurs salariés, le travailleur indépendant doit, lui-même, s’occuper de sa facturation en établissant des factures qu’il remet à son client à la fin de sa prestation.

La facture est obligatoire dès lors que vous effectuez une prestation pour un professionnel, selon l’article L441-9 du code de commerce. Dans le cas où vous effectuez une prestation pour un particulier, vous êtes dans l’obligation de fournir une facture à chaque client qui le demande ou lorsque le montant de la prestation dépasse 25 €.

Tenir à jour sa facturation permet de s’y retrouver plus facilement dans toutes les transactions financières qui sont effectuées. Quelle que soit le type d’entreprise que vous avez (auto-entreprise, micro-entreprise, société…), vous devez avoir une facturation à jour. Lorsque vous établissez une facture, il est primordial de l’éditer en deux exemplaires afin d’en transmettre une au client et une que vous conservez pour votre comptabilité.

Si vous ne respectez pas cette obligation de facturation, vous vous exposez à une amende équivalente à 50 % du montant de la prestation dans la limite de 75 000 € (pour une personne physique) ou 375 000 € (pour une personne morale).

En dehors d’une bonne gestion de votre comptabilité, tenir sa comptabilité à jour permet aussi d’éviter les litiges ou de mieux les anticiper. Et pour cause, un travailleur salarié perçoit toujours son salaire chaque mois et a l’assurance que ce sera toujours le cas. Mais du côté des travailleurs indépendants, c’est plus compliqué puisque très souvent, ils sont rémunérés par les clients, à la fin de la prestation. Les retards de paiement, voire, même, les impayés, sont beaucoup trop fréquents et font très peu aux indépendants. En cas de litige avec un client, la facture pourra servir de preuve.

La réforme des factures électroniques

Une nouvelle réforme commence à être mise en place et concerne les factures électroniques. Ainsi, à partir du 1er juillet 2024, toutes les entreprises dont le siège social se trouve en France, seront dans l’obligation d’accepter les factures électroniques. L’obligation d’émettre des factures électroniques, quant à elle, se fera de manière progressive entre 2024 et 2026. Attention, toutefois, vous devez savoir que cette nouvelle obligation concerne les transactions réalisées entre deux entreprises dont le siège social se trouve en France et étant soumises à la TVA.

Avec ce nouveau système, les factures sont conservées électroniquement sur une plateforme pendant une durée de 6 ans. Les factures électroniques sont parfaitement sécurisées. Mais pour pouvoir s’adapter à ces changements, les entreprises vont devoir commencer, peu à peu, à transiter vers ce nouveau système de facturation.

Quelles sont les mentions obligatoires à ajouter sur vos factures ?

La facture est un document très important qui doit comporter un certain nombre de mentions obligatoires. Toutes ces mentions doivent absolument apparaître sur chacune de vos factures. Si vous ne les connaissez pas, les voici :

1. La date de quand la facture a été établie

2. Le numéro de la facture

3. Le nom de votre entreprise

4. Le siège social de votre entreprise

5. Votre numéro Siret ou votre numéro Siren

6. Le nom de l’entreprise de votre client ou son nom et prénom pour un particulier

7. Le siège social de l’entreprise de votre client ou l’adresse de son domicile pour un particulier

8. L’adresse de facturation si ce n’est pas la même que le siège social ou le domicile

9. L’intitulé de la prestation réalisée

10. Le montant hors taxes HT et toutes taxes comprises TTC

11. Les remises appliquées au client (s’il y en a)

12. Le délai de paiement de la facture (par défaut, il est de 30 jours)

13. Les frais et les pénalités en cas de retard de paiement

Toutes ces mentions doivent apparaître sur toutes les factures que vous émettez. D’autres mentions supplémentaires peuvent également apparaître sur les factures selon le statut juridique de votre entreprise.

Quand vous réalisez une facture pour un client, n’oubliez pas de l’éditer en deux exemplaires pour vous et votre client. 

Qu’en est-il de la TVA ?

Parmi les mentions obligatoires qui doivent se trouver sur chaque facture, listées ci-dessus, on retrouve aussi les mentions liées à la TVA. Là, il y a plusieurs cas de figure. Si vous êtes redevable de la TVA, la facture devra comporter les mentions suivantes :

• Votre numéro d’identification de TVA

• Le taux de la TVA

• Le montant de la TVA

Ces mentions ne sont pas obligatoires si le total hors taxes de la facture ne dépasse pas 150 €, vous êtes donc libre de les inclure ou non. En revanche, si le montant hors taxes de la facture dépasse 150 €, ces mentions deviennent obligatoires.

Dans le cas où vous ne seriez pas redevable de la TVA, c’est notamment le cas pour les micro-entreprises qui ne dépassent pas un certain seuil, voici la mention obligatoire à faire apparaître sur vos factures :

• TVA non applicable, art. 293 B du CGI

Les différents modes de facturation des indépendants

Contrairement aux salariés, les indépendants doivent facturer leurs clients différemment. Plusieurs possibilités sont à votre disposition. Vous pouvez, par exemple, mettre en place un tarif horaire ou un tarif journalier. Ce type de facturation dépend de votre secteur d'activité. En effet, toutes les professions ne peuvent pas s'adapter à ce genre de facturation. Cela dit, mettre en place un tarif horaire ou journalier peut être intéressant dans la mesure où vous pourrez facturer plus facilement vos clients.

Sinon, il existe, ce que l'on appelle, la facturation au forfait. De nombreux travailleurs indépendants optent pour ce genre de facturation qui consiste à proposer un tarif fixe pour une prestation précise. Mais attention, avec la facturation au forfait, vous pouvez vite devenir perdant si vous sous-évaluez la durée et la quantité de travail.

Dans tous les cas, prenez bien le temps de réfléchir au meilleur mode de facturation en fonction de votre activité afin de ne pas perdre d'argent et de travailler trop inutilement. Bien choisir son mode de facturation permet d'établir des devis et des factures de manière beaucoup plus précise. Vous devez choisir votre mode de facturation dès le début de votre activité professionnelle.

Quels sont les avantages des logiciels de précomptabilité pour sa facturation ?

Il est possible d’utiliser différentes techniques pour gérer sa facturation. Autrefois, les factures se faisaient à la main ou avec l’aide d’un facturier. Certains travailleurs indépendants utilisent encore cette méthode de facturation. Seulement, cela nécessite d’avoir une excellente organisation. De plus, il faut veiller à ce que toutes les mentions obligatoires soient présentes sur chaque facture. Enfin, il faut envoyer manuellement chaque facture à chaque client. Si vous établissez de nombreuses factures régulièrement à beaucoup de clients différents, cette méthode risque d’être compliquée à gérer.

D’autres travailleurs indépendants préfèrent se servir d’un tableur comme Excel. Cela reprend un peu le même principe que la méthode ci-dessus et elle est donc loin d’être idéale, surtout si vous avez besoin de clients.

Enfin, il existe une dernière méthode qui est de loin la plus pratique et la plus efficace : utiliser un logiciel de facturation ou de précomptabilité. Avec ce genre de logiciel, vous n’avez presque rien à faire pour éditer vos factures. Vous allez gagner un temps considérable pour créer vos factures. Le fonctionnement de ces logiciels est simple. Lorsque vous voulez créer une facture, vous entrez les renseignements concernant la prestation ainsi que les informations concernant le client. Ensuite, le logiciel se charge de calculer la TVA, le montant total de la facture…

L’avantage d’utiliser un logiciel de facturation gratuit ou un logiciel payant est que vous n’avez pas à vous soucier de la mise en page, du numéro des factures… Il n’y a aucun oubli de mentions obligatoires ni d’erreurs dans les calculs. Les logiciels de facturation sont vraiment avantageux, car ils vous permettent de gagner énormément de temps sur la gestion de votre facturation.

Ne négligez pas votre facturation

Désormais, vous savez tout ce dont vous avez besoin de connaître sur la facturation électronique des travailleurs indépendants. Comme vous avez pu le comprendre, il y a tout un tas d’obligations auxquelles vous devez vous soumettre. Vous devez absolument tenir à jour votre comptabilité pour éviter tous problèmes. En utilisant un logiciel de facturation, la gestion de votre facturation sera grandement simplifiée, ce qui n’est pas négligeable si vous manquez de temps ou de connaissances dans ce domaine. Avec des factures bien numérotées et bien classées, en cas d’impayé ou de retard de paiement, il sera plus facile de retrouver la facture concernée.

Dans tous les cas, gardez bien en tête que la facturation, bien que rébarbative, ne doit surtout pas être négligée si vous voulez rester en règle.