Travailleurs indépendants : comment faire une facture ?

Dès le 1er juillet 2024, la réception des factures sous format électronique sera obligatoire pour l’ensemble des entreprises. Ce changement sera progressif selon un calendrier prenant en compte la taille des entreprises. Il s'accompagne de plusieurs nouvelles mentions obligatoires à ajouter sur vos factures.

Les factures ont une fonction juridique, commerciale, comptable et fiscale. Elles sont donc soumises à plusieurs conditions obligatoires. Comment rédiger une facture conforme ? Quels sont les risques en cas de contrôle ? Quelles sont les futures mentions obligatoires ? Vérifiez la conformité de vos factures et découvrez vos futures obligations de facturation.

Qu’est-ce qu’une facture ?

Une facture certifie la vente de services ou de produits. Elle doit contenir des mentions obligatoires, être rédigée en français, en 2 exemplaires minimum (sous format papier ou électronique).

Une facture est :

• Une preuve juridique de la réalité de la prestation ou de la marchandise vendue, elle officialise votre droit de créance.

• Un document commercial permettant de détailler les conditions de la vente ou de la prestation entre votre client et vous.

• Un justificatif comptable.

• Une attestation fiscale en cas de taxes et contrôle d’impôt.

Comment rédiger une facture ?

Une facture conforme contient plusieurs mentions obligatoires :

1.  Votre nom et vos coordonnées suivies de la mention « entrepreneur individuel » ou des initiales « EI ». Vous pouvez également indiquer le nom sous lequel vous exercez votre activité.

2. Votre numéro de SIREN suivit de la mention : « Immatriculé au RCS / RM de la ville de XXX».

3. Votre numéro de téléphone, adresse professionnelle et site internet (si besoin).

4.  La date d’émission de votre facture auto-entrepreneur.

5. Le numéro de la facture, toutes vos factures doivent être marquées d’un numéro unique et doivent se suivre. Il faut choisir un système simple, efficace et durable sur le long terme.

Exemple, le numéro chronologie précédé par l’année : 

Pour la 19e facture de l’année 2020 : n°2020-19

La suivante sera n°2020-20, etc.

S’il s’agit de la 19 facture du mois de juin 2020 : n°2020-06-19.

La prochaine sera n°2020-06-20, etc.

Si votre facture comporte plusieurs pages, elles doivent toutes être numérotées.

6. L’identité du client (le nom ou la dénomination sociale, et les coordonnées du professionnel ou du siège social).

7. La nature de la prestation détaillée : 

La nature, la référence, la quantité, le prix unitaire, la différence entre le prix de la main-d’œuvre et le prix des matériaux, ainsi que l’ensemble des opérations influant sur le prix.

Dans le cadre de la vente de plusieurs produits ou prestations, il est préférable de faire une ligne par opération en indiquant le prix total HT à chaque fois.

Si la prestation a demandé des éventuels frais supplémentaires (frais de transport, d’emballage, de conditionnement…), ils doivent être mentionnés sur la facture.

8. La date de livraison (uniquement à mentionner si elle est différente de la date d’émission).

9. Le montant à payer ou le prix global (le montant à payer doit figurer en chiffres ainsi qu’en toutes lettres).

10. La réduction si effectuée (indiquer le montant de la remise sous le montant hors taxes).

Votre facture est valide, un fois que ces 10 éléments y figurent. Voici un modèle de facture fourni par GetBiz : "Rédiger une facture".

À noter :

La mention « EI » est obligatoire depuis le 15 mai 2022.

Si vous êtes assujetti de TVA, indiquez le montant à payer HT avec la mention « TVA non applicable, art. 293 B du CGI ».

Dans le cas contraire, si vous êtes redevable de la TVA, vous devez indiquer le taux applicable, le montant HT et le montant TTC.

Les 4 mentions à ajouter à vos factures avant juillet 2024

L’année 2024 s’accompagne de nouvelles mentions obligatoires à ajouter sur vos factures. Ce changement est relatif au décret n° 2022-1299 du 7 octobre 2022 ,au sujet de la généralisation de la facture électronique. Nous vous conseillons toutefois d’ajouter dès maintenant ces mentions à vos factures :

1. Le numéro SIREN si votre client se situe en France ou le numéro intracommunautaire si votre client est domicilié au sein de l’Union européenne (hors France).

2. La catégorie de l’opération :

• prestation de biens

• prestation de services

• prestation mixte (si il s’agit des deux)

3. L'adresse de livraison des biens, lorsqu'elle est différente de celle du client

4. Le mode de paiement de la taxe d'après les débits, lorsque le prestataire a opté pour celui-ci.

L’obligation de l’ensemble de ces nouvelles mentions s'applique aux factures émises à partir du 1er juillet 2024.

Quand faut-il transmettre une facture ?

Une facture doit être rédigée lors de la résiliation de la vente ou de la prestation de services. Elle doit donc être faite obligatoirement avant :

• Le jour de la livraison des marchandises

• Le dernier jour de la prestation

Si vous dépassez ce délai, votre facture peut être contestée en justice en cas de conflit. Il est donc fortement déconseillé d'attendre pour émettre ses factures ou de les antidater.

Dans le cas de livraisons de marchandises sous un régime de droit commun, exonérées de TVA et de prestations de services soumis à l’auto-liquidation de la TVA à l’importation : La facture doit être émise avant le 15 du mois suivant celui où la marchandise a été livrée ou le service exécuté.

Il est fortement recommandé de conserver vos factures pendant une période minimale de dix ans. Toutes les mentions obligatoires doivent toujours y figurer pour conserver leur propriété de pièce comptable (sous format papier ou électronique).

Quelles sont les pénalités pour les infractions aux règles de facturations ?

En cas de non-respect des règles de facturation un auto-entrepreneur s’expose aux sanctions suivantes :

• Une amende fiscale de 15 € par mention manquante ou inexacte. Le montant de l’amende ne peut tout de même pas excéder 1/4 du montant de la facture,

• Une amende administrative de 75 000 € pour une personne physique et 375 000 € pour une personne morale. Cette amende pouvant être doublée en cas de réitération de la faute dans un délai de deux ans à compter de la première sanction.

En cas d’erreur sur une de vos factures, il est préférable de refaire une nouvelle facture et de faire référence à la facture annulée, ou de faire une facture d’avoir. Cela permet de ne pas supprimer de facture de sa comptabilité et d’éviter une sanction en cas de contrôle fiscal.

Comment envoyer une facture ?

Les factures peuvent être envoyées par support papier ou par support électronique.Dans le cadre des relations entre entreprises privées, il n’existe pas d’obligations prévues en matière d’émission de factures sous format électronique. Les seules obligations applicables concernent la réception des factures électroniques :

Conformément au nouvel article 289 bis du Code général des impôts, une facture électronique doit être émise, transmise et reçue sous une forme dématérialisée. Elle comporte nécessairement un socle minimum de données sous forme structurée, ce qui la différencie des factures « papier » ou du PDF ordinaire.

La facturation électronique permet notamment de réduire les délais de règlement et de réduire les coûts de facturation.

L’actualité de la facturation électronique des entreprises :

Les entreprises auront l’obligation d'émettre des factures électroniques : un changement majeur dès le 1er juillet 2024.

Depuis le 1er juillet 2021, les entreprises ont l’obligation de transmettre leurs factures par voie électronique au secteur public. Cette procédure va bientôt concerner l’ensemble des entreprises soumises à la TVA et établies en France.

Ce changement s’opérera de façon progressive selon la taille des entreprises :

• le 1er juillet 2024 pour les grandes entreprises ;

• le 1er janvier 2025 pour les entreprises de taille intermédiaire (ETI) ;

• le 1er janvier 2026 pour les petites et moyennes entreprises (PME) et les micro-entreprises.

Ce changement important à pour plusieurs objectifs précis pour l’administration fiscale :

1. Lutter contre la fraude à la TVA de manière plus efficace

2. Renforcer la compétitivité des entreprises grâce à la dématérialisation

3. Simplifier, à long terme, les obligations déclaratives de TVA par le pré-remplissage des déclarations

4. Améliorer la connaissance de l'activité des entreprises en temps réel.

Cette transition est à préparer par les entreprises. Afin d’être prêtes lors de ce changement majeur, les entreprises doivent identifier les acteurs concernés par cette réforme. Les entreprises auront donc pour mission d’adapter leur processus de traitement des factures. Cette adaptation passe par la mise en place de plateforme de réception des factures électroniques, ainsi que des changements dans l’organisation de la facturation et de la comptabilité de l'entreprise.